Ein steuerlicher Leitfaden zur Unternehmensgründung in Deutschland

Sie haben sich entschlossen, ein Unternehmen in Deutschland zu gründen und wollen von Anfang an die richtigen Entscheidungen treffen? Dann sollten die Steuern ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Die steuerlichen Regelungen in der Bundesrepublik Deutschland gelten zwar als kompliziert, sind aber nicht undurchschaubar. Dieser Leitfaden gibt Ihnen den nötigen Überblick, damit Sie sich schneller orientieren und erfolgreich als Unternehmen in Deutschland starten können.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Am Anfang der gewerblichen Tätigkeit in Deutschland steht immer die Gewerbeanmeldung.
  • Auf Ihrer Rechnung müssen Sie die Umsatzsteuer ausweisen und die Einnahmen daraus an das Finanzamt abführen.
  • Wenn Sie ein Gewerbetreibender sind, ist auch die Gewerbesteuer für Sie relevant.
  • Sie sollten das Zufluss- und Abflussprinzip kennen, damit Sie wissen, welchem Kalenderjahr Ihre Einnahmen und Ausgaben steuerlich zuzurechnen sind.

Gewerbeanmeldung

Wenn Sie in Deutschland ein Gewerbe betreiben wollen, müssen Sie es zunächst anmelden. Dadurch erhält Ihre gewerbliche Tätigkeit einen korrekten formalen Rahmen. Sie melden Ihr Gewerbe immer an dem Ort an, an dem Sie Ihr Unternehmen eröffnen. Die Anmeldung findet beim zuständigen Gewerbeamt, beim Ordnungsamt oder bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung im Rathaus statt. Dies sind die sogenannten Anzeigen über die Erwerbstätigkeit (§ 138 AO).

Für die Anmeldung zahlen Sie eine Gebühr. Zu den erforderlichen Unterlagen gehören Ihr Personalausweis oder ein Reisepass. Je nach Art des Gewerbes können weitere Unterlagen erforderlich sein. Wenn Sie die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen haben, erhalten Sie einen Gewerbeschein.

Anmeldung beim Finanzamt

Bei der Gewerbeanmeldung geht es darum, dass das Finanzamt wissen will, dass Sie eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen. Denn damit sind viele steuerliche Fragen verbunden, da Gewerbetreibende zum Beispiel Gewerbesteuer zahlen müssen. Umgekehrt müssen Sie Ihr Gewerbe auch wieder abmelden, wenn Sie Ihre gewerbliche Tätigkeit beenden.

Sie melden Ihr Gewerbe elektronisch beim Finanzamt an. Dazu können Sie zum Beispiel die ELSTER-Plattform nutzen. Sie füllen einen Fragebogen aus und machen Angaben zu Ihrer Person, die für die weitere steuerliche Behandlung entscheidend sind. Diesen Fragebogen müssen Sie innerhalb eines Monats unaufgefordert an das zuständige Finanzamt übermitteln.

Gewerbetreibende und Selbstständige: Was ist der Unterschied?

Bei der Abgrenzung dieser beiden Begriffe muss man zwischen ihrer Verwendung in der Alltagssprache und im Steuerrecht unterscheiden. Von Selbstständigen spricht man umgangssprachlich, wenn jemand nicht angestellt ist.

Das Steuerrecht hingegen ist differenzierter und interessiert sich bei Nicht-Arbeitnehmern dafür, ob deren Einkünfte aus einem Gewerbe, einer selbständigen Tätigkeit oder aus Land- und Forstwirtschaft stammen.

In Deutschland sind diejenigen, die ihr Einkommen aus selbständiger Arbeit beziehen, in der Regel Freiberufler. Und sie müssen ihr Gewerbe nicht anmelden und keine Gewerbesteuer zahlen. Deshalb ist diese Unterscheidung auch im Steuerrecht wichtig. In Deutschland entscheidet das Finanzamt, wer ein Freiberufler ist.

Freiberufler sind oft so genannte Solo-Selbstständige. Sie arbeiten allein und haben keine Angestellten. Für sie ist die Behandlung als Freiberufler oft nachteilig. Denn bei einem Gewerbebetrieb gibt es einen zusätzlichen Aufwand. Er unterliegt z.B. der Gewerbeaufsicht und muss das Gewerberecht berücksichtigen.

Umsatzsteuer

Wer in Deutschland Umsätze erzielt, ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Die Rechnung muss daher neben dem Nettoumsatz auch die Umsatzsteuer ausweisen, die Ihr Kunde ebenfalls zu zahlen hat. Je nach Art der erbrachten Leistung gelten unterschiedliche Steuersätze:

Normaler Mehrwertsteuersatz: 19 Prozent
Ermäßigter Mehrwertsteuersatz: 7 Prozent
Für Geschäftskunden außerhalb Deutschlands kann kein Steuersatz gelten.

Wenn Ihr Kunde den Rechnungsbetrag bezahlt, führt er auch die Umsatzsteuer an Sie ab. Diese Umsatzsteuer müssen Sie an das Finanzamt abführen. Dies geschieht im Rahmen der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung. Das machen Sie monatlich oder vierteljährlich. Das hängt davon ab, wie hoch Ihre Umsätze sind. Die Übermittlung erfolgt elektronisch.

Von der Umsatzsteuer, die Sie von Ihren Kunden erhalten haben, ziehen Sie die Umsatzsteuer ab, die Sie selbst gezahlt haben. Dieser Abzug wird Vorsteuerabzug genannt. Dadurch verringert sich der Betrag, den Sie im Rahmen der Vorauszahlung an das Finanzamt entrichten müssen. Diese Zahlung erfolgt immer spätestens am 10. Tag nach Ablauf des monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungszeitraums.

Beispiel: Sie müssen eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In diesem Fall müssen Sie die Voranmeldung für den Monat Januar spätestens am 10. Februar einreichen.

Außerdem müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Jahr abgeben, in der die gesamte von Ihnen vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer noch einmal zusammengefasst wird. So haben Sie die Möglichkeit, Berichtigungen vorzunehmen.

Kleinunternehmerregelung

Nicht jeder Unternehmer muss die Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen. Wenn Sie nur einen geringen Umsatz haben, können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren, die eine erhebliche Vereinfachung darstellt. Diese findet sich in § 19 UStG. Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird, können Sie diese Regelung in Anspruch nehmen.

Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, müssen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das bedeutet auch, dass Sie keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. Im Prinzip sind Sie damit wie eine Privatperson tätig.

Gewerbesteuer

Alle Gewerbetreibenden in Deutschland müssen Gewerbesteuer an die Gemeinde abführen. Freiberufler sind hiervon ausgenommen. Die Höhe der zu zahlenden Steuer hängt von Ihrem Einkommen ab.

Die Berechnung der Gewerbesteuer hängt von der Steuermesszahl und dem Hebesatz ab. Die Gemeinden legen die Höhe dieser beiden Hebesätze selbst fest. Daher kann die Steuerbelastung von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich sein. Dabei gilt die Faustregel, dass Sie in Städten und Ballungsgebieten mehr zahlen müssen als auf dem Lande.

Einnahmen und Betriebsausgaben: Wie das Zufluss- und Abflussprinzip funktioniert

Das Zufluss- und Abflussprinzip hat seine Bedeutung in der Besteuerung. Es besagt, dass Einnahmen und Ausgaben immer in dem Kalenderjahr berücksichtigt werden müssen, in dem sie empfangen oder gezahlt wurden.

Wenn Sie beispielsweise Ende 2023 eine Rechnung an einen Kunden schicken und der Kunde erst im Januar 2024 zahlt, fand der Mittelzufluss im Jahr 2024 statt. Auch wenn Sie die Leistung erbracht und die Rechnung im Jahr 2023 ausgestellt haben, werden die Einnahmen erst im nächsten Kalenderjahr steuerlich berücksichtigt.

Eine Abweichung von diesem Prinzip findet bei wiederkehrenden Zahlungen statt. Ein typisches Beispiel hierfür sind Gehaltszahlungen. In diesem Fall gilt die so genannte 10-Tage-Regel. Auch wenn die Einkünfte erst im Folgejahr innerhalb von zehn Tagen eingehen, sind sie steuerlich noch dem Vorjahr zuzurechnen.

Dies sind die wichtigsten Ausgaben

Einige Ausgaben fallen in der Regel bei allen Unternehmen an. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten zu berücksichtigenden Posten:

Vorsteuer: Dies ist die Umsatzsteuer, die Sie an andere Unternehmen zahlen müssen. Aus Ihrer Sicht handelt es sich um Ausgaben, da Sie die Steuer an das Finanzamt abführen müssen.
Personalkosten: Dazu gehören die Gehälter, die Sie an Ihre Mitarbeiter zahlen. Da es sich um wiederkehrende Ausgaben handelt, ist das Zu- und Abflussprinzip nicht relevant.
Anschaffungskosten: Dazu gehört der Erwerb von Vermögenswerten.
Darlehenszinsen: Wenn Ihr Unternehmen Kredite aufgenommen hat, können Sie die Zinszahlungen als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu müssen die Zinsen betrieblich veranlasst sein.
Laufende Absetzung für Abnutzung (AfA): Bei dieser Art von Betriebsausgaben werden die Anschaffungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens auf ihre Nutzungsdauer verteilt.

Sie wollen in Deutschland von Anfang an alles richtig machen, wenn es um Steuern geht? Dann kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von unserer Expertise als Steuerberater! (P.S.: Wir sprechen auch fließend Englisch)